n8n-Workflows für den deutschen Mittelstand

Praxiserprobte n8n-Automatisierungen auf Deutsch — mit DSGVO- und EU-AI-Act-Hinweisen, Plausibilitätsprüfungen und einer Kurzanleitung direkt im Canvas.

Warum noch eine Workflow-Sammlung? Weil die großen Sammlungen englischsprachig sind und Masse über Qualität stellen. Hier gilt das Gegenteil: Jeder Workflow ist importierbar (automatisch validiert), auf deutsche Betriebsabläufe zugeschnitten und dokumentiert. Wo personenbezogene Daten oder KI-Inhalte im Spiel sind, steht der rechtliche Hinweis dabei.

Katalog mit Suche

Alle 25 Workflows mit Vorschaubild, Kategoriefilter und Volltextsuche: diekiagentur.github.io/n8n-workflows-de

Kategorien

Ordner	Inhalt
01-vertrieb-leads	Leads erfassen, anreichern, nachfassen
02-rechnungen-buchhaltung	Eingangsrechnungen, Mahnwesen, Vorkontierung
03-email-kommunikation	Posteingang sortieren, Entwürfe, Newsletter
04-ki-agenten-rag	Firmenwissen als RAG, Assistenten, lokale Modelle
05-marketing-content	Social Media, SEO-Briefings
06-kundenservice	FAQ-Chatbot, Reklamationen
07-daten-reporting	KPI-Berichte, Wettbewerbsbeobachtung
08-dsgvo-compliance	KI-Inventar, Auskunftsersuchen
09-handwerk-produktion	Terminvorschläge, Wartungsplanung
10-personal-hr	Bewerbungen vorprüfen, Onboarding

Alle Workflows im Überblick

Vertrieb Leads

	Workflow	Was er tut
	Offene Angebote gestaffelt nachfassen	Prueft jeden Morgen die offenen Angebote in einer Google-Sheets-Liste, berechnet ihr Alter und faellt daraus die Nachfassentscheidung: nach 3 Tagen eine freundliche Erinnerung, nach 10 Tagen eine zweite Nachfrage, nach 21 Tagen ein internes Signal an den Vertrieb statt einer weiteren Mail.
	Lead automatisch mit Firmendaten anreichern und bewerten	Nimmt einen neuen Lead per Webhook entgegen, leitet aus der E-Mail-Adresse die Firmendomain ab und trennt Geschaeftsadressen von Freemail-Adressen (gmail.
	Messe-Visitenkarten per Foto digitalisieren	Der Aussendienst fotografiert eine Visitenkarte und laedt sie ueber ein n8n-Formular hoch; die KI liest Name, Firma, Position, E-Mail und Telefon aus dem Bild, eine Plausibilitaetspruefung kontrolliert Mailformat und Telefonnummer, und der Kontakt landet mitsamt Messe- und Gespraechsnotiz im CRM.
	Webformular-Anfrage pruefen, entdoppeln und ins CRM uebernehmen	Nimmt Anfragen aus dem Kontakt- oder Angebotsformular der Website per Webhook entgegen, prueft die Pflichtfelder, gleicht die E-Mail-Adresse gegen bestehende CRM-Kontakte ab und legt entweder einen neuen Lead an oder haengt eine Notiz an den vorhandenen Kontakt.

Rechnungen Buchhaltung

	Workflow	Was er tut
	Belege vorkontieren und DATEV-CSV an den Steuerberater	Holt neue Belege aus einem Google-Drive-Ordner, extrahiert den PDF-Text und laesst die KI ein SKR03-Konto, eine Kostenstelle und einen Buchungstext samt Konfidenzwert vorschlagen.
	Eingangsrechnungen aus E-Mail auslesen und ablegen	Holt PDF-Rechnungen aus einem IMAP-Postfach, liest Rechnungsnummer, Datum, Betrag, USt und Lieferant per KI aus, legt sie strukturiert in Google Sheets ab und meldet Unstimmigkeiten.
	Mahnwesen dreistufig mit Betragssperre	Prueft taeglich die offenen Posten aus Google Sheets, berechnet die Ueberfaelligkeit und faehrt eine dreistufige Staffel: ab 7 Tagen freundliche Zahlungserinnerung, ab 21 Tagen erste Mahnung mit Verzugshinweis, ab 40 Tagen interne Eskalation an die Geschaeftsfuehrung statt Automatik-Mail.

Email Kommunikation

	Workflow	Was er tut
	Newsletter-Entwurf aus neuen Blogartikeln erzeugen	Liest einmal woechentlich den RSS-Feed der eigenen Website, filtert die seit dem letzten Lauf neu erschienenen Artikel heraus und laesst die KI daraus eine Newsletter-Zusammenfassung mit zwei Betreffzeilen-Varianten fuer einen A/B-Test schreiben.
	Posteingang sortieren und Antwortentwuerfe vorbereiten	Liest neue Mails per IMAP, faengt Bounces und Abwesenheitsnotizen in einem eigenen Zweig ab und laesst die KI jede echte Mail in Anfrage, Bestellung, Reklamation, Rechnung, Newsletter oder Spam einsortieren - inklusive Konfidenzwert.

Ki Agenten Rag

	Workflow	Was er tut
	Ausschreibungen pruefen und als Entscheidungsvorlage bewerten	Ueber ein Formular wird eine Ausschreibung als PDF hochgeladen.
	Firmenwissen als durchsuchbaren RAG-Index aufbauen	Baut naechtlich aus einer Dokumentenliste (Google Sheets) einen durchsuchbaren Wissensindex: Datei laden, Text extrahieren, in ueberlappende Abschnitte teilen, Embeddings erzeugen und in einen Vector Store (Qdrant, alternativ Supabase/pgvector) schreiben.
	KI-Anfragen ueber ein lokales Modell beantworten (DSGVO-konform)	Nimmt Anfragen per Webhook entgegen und beantwortet sie mit einem lokal gehosteten Modell (Ollama auf demselben Server), sodass keine Inhalte an einen Cloud-Anbieter gehen; protokolliert werden nur Metadaten, keine Texte.
	Wissens-Assistent fuer Mitarbeiterfragen (RAG mit Quellenangabe)	Nimmt Mitarbeiterfragen per Webhook entgegen und beantwortet sie mit einem KI-Agenten, der ausschliesslich im eigenen Firmenwissen-Index (Vector Store) sucht und jede Aussage mit dem Dokumentnamen belegt.

Marketing Content

	Workflow	Was er tut
	SEO-Content-Briefing aus SERP-Analyse erstellen	Die Redaktion traegt ein Keyword in ein Formular ein, der Workflow holt die aktuellen Suchergebnisse ueber eine SERP-API (Platzhalter fuer DataForSEO oder SerpAPI), wertet die Top-Treffer aus und laesst die KI daraus ein Content-Briefing bauen: Suchintention, Gliederung mit H2/H3, Fragen die der Text beantworten muss, empfohlene Wortzahl und interne Verlinkungsideen.
	Social-Media-Beitraege aus Blogartikeln erzeugen (mit Freigabe)	Liest taeglich den Blog-RSS-Feed, erkennt neue Artikel und laesst die KI daraus plattformspezifische Beitraege texten: LinkedIn sachlich-fachlich, Instagram kuerzer und direkter, jeweils mit Hashtag-Vorschlaegen und einem Bild-Prompt.

Kundenservice

	Workflow	Was er tut
	FAQ-Chatbot mit eigener Wissensbasis und Uebergabe an Mitarbeiter	Nimmt Chat-Anfragen per Webhook entgegen, sucht die passenden Stellen in der eigenen Wissensbasis (Vector Store oder Retrieval-API, als Platzhalter hinterlegt) und laesst einen KI-Agenten ausschliesslich aus diesen Treffern antworten - mit Quellenangabe und Konfidenzwert.
	Reklamation ueber Formular erfassen, bewerten und eskalieren	Nimmt Reklamationen ueber ein n8n-Formular auf (Bestellnummer, Problembeschreibung, Foto-Upload), prueft die Angaben auf Plausibilitaet und Gewaehrleistungsfrist und laesst die KI Schweregrad und Sachgebiet bestimmen.

Daten Reporting

	Workflow	Was er tut
	KPI-Wochenbericht an die Geschaeftsfuehrung	Sammelt montags um 7 Uhr die Zahlen der Vorwoche aus zwei Quellen - Umsaetze aus Google Sheets und offene Angebote aus der Warenwirtschaft per HTTP-API - und berechnet Umsatz, Auftragseingang, Angebots-Conversion und die Veraenderung zur Vorwoche in Prozent.
	Wettbewerbspreise beobachten mit Schwellenwert	Ruft taeglich die in einem Google Sheet gepflegten Wettbewerber-URLs ab, liest den Preis zuerst ueber einen hinterlegten CSS-Selektor und faellt nur bei Misserfolg auf die KI zurueck, vergleicht ihn mit dem eigenen Preis und schreibt jeden Lauf in eine Historie.

Dsgvo Compliance

	Workflow	Was er tut
	DSGVO-Auskunftsersuchen nach Art. 15 strukturiert bearbeiten	Nimmt Auskunftsersuchen nach Art.
	KI-Inventar nach EU AI Act pflegen (Meldeformular mit Risikoeinschaetzung)	Abteilungen melden ueber ein Formular, welche KI-Systeme sie einsetzen — System, Zweck, Datenarten, Anbieter, Rechtsgrundlage.

Handwerk Produktion

	Workflow	Was er tut
	Kundenanfrage automatisch zu Terminvorschlaegen	Nimmt Kundenanfragen ueber ein Web-Formular an, laesst die KI Gewerk, Taetigkeit, Ort und Dringlichkeit herauslesen, gleicht die Termine gegen den Betriebskalender ab und schickt dem Kunden zwei bis drei konkrete Terminvorschlaege per E-Mail.
	Wartungstermine und Prueffristen automatisch nachhalten	Prueft einmal im Monat die Anlagenliste eines Handwerks- oder Produktionsbetriebs, rechnet aus Wartungsintervall und gesetzlicher Prueffrist aus, welche Anlagen faellig oder ueberfaellig sind, und schickt den Kunden ein Terminangebot.

Personal Hr

	Workflow	Was er tut
	Bewerbung strukturiert aufbereiten (ohne automatische Entscheidung)	Nimmt Bewerbungen ueber ein Formular mit Lebenslauf-Upload entgegen, extrahiert den Text und laesst die KI die Qualifikationen strukturiert zusammenfassen und den hinterlegten Stellenanforderungen gegenueberstellen.
	Onboarding-Checkliste fuer neue Mitarbeitende erzeugen und nachhalten	Wird vom Personalsystem per Webhook angestossen, sobald eine Einstellung feststeht: Der Workflow erzeugt aus Abteilung, Rolle und Eintrittsdatum eine vollstaendige Onboarding-Checkliste (IT-Zugaenge, Arbeitsplatz und Hardware, Pflichtunterweisungen, Dokumente, Organisation), setzt je Aufgabe eine Frist relativ zum ersten Arbeitstag, verteilt die Aufgabenpakete an IT, Facility, Buchhaltung und Fuehrungskraft, protokolliert alles in Google Sheets und erinnert bei ueberfaelligen Punkten.

Verwendung

1. JSON-Datei herunterladen
2. In n8n: Workflows → Import from File
3. Zugangsdaten hinterlegen (im JSON stehen bewusst nur Platzhalter, nie echte Schlüssel)
4. Die Sticky Note im Canvas nennt die konkreten Voraussetzungen
5. Erst inaktiv testen, dann scharfschalten

Qualitätssicherung

Jeder Workflow durchläuft scripts/validate.py. Geprüft wird, was beim Import real scheitert:

python3 scripts/validate.py

Kaputtes JSON, Verbindungen auf nicht existierende Nodes, verwaiste Nodes, fehlende Trigger, doppelte Namen — und ob versehentlich ein echter API-Schlüssel im JSON gelandet ist.

Rechtliche Hinweise

Die Workflows sind Vorlagen, keine Rechtsberatung. Zwei wiederkehrende Punkte:

• DSGVO: Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
• EU AI Act: Die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 gilt seit 02.02.2025, die Transparenzpflichten nach Artikel 50 und die Hochrisiko-Regeln nach Anhang III seit 02.08.2026. Chatbots müssen sich als KI zu erkennen geben, KI-generierte Inhalte gekennzeichnet werden. Anhang I folgt am 02.08.2027.

Eine ausführliche Einordnung samt kostenlosem Compliance-Kit: die-ki-agentur.de/eu-ai-act

Wer dahintersteht

Gepflegt von die KI Agentur aus Hechingen — wir bauen und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen.

• n8n-Agentur: Workflows umsetzen lassen
• n8n-Hosting in Deutschland
• KI-Schulungen nach Artikel 4 EU AI Act
• Kostenloses EU AI Act Compliance Kit (PDF)

Fragen und Erfahrungsaustausch: r/ki_agentur

Beitragen

Pull Requests willkommen. Bitte docs/WORKFLOW-SPEC.md lesen und vor dem PR python3 scripts/validate.py laufen lassen.

Lizenz

MIT — kommerzielle Nutzung ausdrücklich erlaubt. Ohne Gewähr; vor dem Produktiveinsatz testen.